Home Office

Die 3 Tipps für die Kommunikation bei der digitalen Mitarbeiterführung

​Als Führungskraft übernimmst du eine elementare Schlüsselrolle, wenn es um das Thema interne Kommunikation geht. Der Informationsfluss aus den direkten Führungsbeziehungen stellt nach wie vor den größten Anteil im internen Kommunikationsgeschehen dar. In der Position als Manager ist es daher wichtig, dass du die richtigen Fähigkeiten einsetzt, um der internen Kommunikationskette gerecht zu werden.

In Zeiten der Digitalisierung stehst du wie auch viele andere Führungskräfte vielleicht vor einer großen, neuen Herausforderung. Durch den Wechsel vom direkten Kontakt zum indirekten, textbasierten Austausch können sich komplett neue Hindernisse ergeben. Dazu gehören beispielsweise das vermehrte Aufkommen von Missverständnissen, häufiger auftretende Fehler sowie der Verlust der Übersicht über einzelne Mitarbeiter.

In diesem Artikel zeigen wir dir daher drei hilfreiche Tipps, die dich dabei unterstützen, die interne Kommunikation mit Digitalisierung so effektiv wie möglich zu gestalten.

1. Regelmäßig Kontakt pflegen

Regelmäßiger Kontakt zwischen dir und deinen Mitarbeitern ist grundsätzlich etwas, das automatisch geschieht, wenn sich alle täglich am gleichen Arbeitsplatz treffen. Doch in digitalen Zeiten, wo Mitarbeiter sich an verschiedenen Orten befinden, ist das nicht mehr so einfach.

Eine regelmäßige Kontaktpflege ermöglicht es dir, trotz unterschiedlichen Arbeitsorten einschätzen zu können, ob alles wie besprochen abläuft und sich jeder Mitarbeiter den Anforderungen gewachsen fühlt. Damit behältst du einen besseren Überblick und kannst Missverständnisse oder Unklarheiten sofort klären, bevor gröbere Fehler unterlaufen. Ähnlich wie im Büro können Missverständnisse und Fehler natürlich immer unvorhergesehen auftreten, doch in den meisten Fällen steckt hier wie auch bei einem gemeinsamen Arbeitsplatz der Grund in einer mangelhaften Kommunikation.

Ein Gespräch mit den Team Mitgliedern muss hier auch gar nicht detailliert auf einen bestimmten Arbeitsauftrag bezogen sein. Um eine ehrliche und offene Kommunikation zu pflegen, reichen schon alleine die drei folgenden Fragen:

  • Wie kommst du voran?
  • Wie konntest du dir deine Arbeit bis jetzt einteilen?
  • Welche Unterstützung würdest du dir wünschen?

Anhand der Antworten zu diesen Fragen, kannst du  herausfinden, ob die Arbeitsprozesse effektiv ablaufen und wo Verbesserungsbedarf herrscht.

2. Feste Kommunikationsregeln

Damit die Kommunikation in dezentral organisierter Teamarbeit effektiv funktioniert, sind fest verankerte Grundregeln, über die sich alle einig sind, ein sehr hilfreiches Tool. Als Führungskraft sorgst du für klare Verhältnisse, wenn du die Häufigkeit, den Zweck und das Timing des Austausches festlegst.

Insbesondere für Meetings gilt: Je größer die Gesprächsrunden sind, desto essentieller wird eine organisierte Struktur, damit diese auch effektiv und geordnet ablaufen können. Diese Vorgehensweise weist aber nicht nur Vorteile für dich als Manager auf, sondern auch für deine Team Mitglieder:

  • Organisierte Strukturen, die du als Führungskraft vorgibst, wirken sich auch auf die Arbeitsweise der Mitarbeiter aus. Strukturiertes und effektives Arbeiten gelingt bekanntlich besser, wenn auch die Kommunikationsweise strukturiert und nicht chaotisch abläuft.
  • Durch ein regelmäßig organisiertes Gespräch stärkst du das Wir-Gefühl. Denn Mitarbeiter haben so die Gelegenheit, mögliche Unsicherheiten oder Unzufriedenheit zum Ausdruck zu bringen, was die soziale Komponente im Arbeitsalltag berücksichtigt.
  • Mit geregelter Kommunikation vermeidest du, dass Kontrollmechanismen zu strikt werden. Es ist wichtig, klare Zielvorgaben und Regeln zu haben, aber deine Mitarbeiter sollten nicht das Gefühl haben, dass du sie auf Schritt und Tritt überwachst. Das würde ihnen das Gefühl von fehlendem Vertrauen signalisieren, was eine effektive und fokussierte Arbeitsweise negativ beeinflussen könnte.

Information

Weg sind die kurzen Gespräche auf dem Gang, die zugerufene Information über den Bildschirm hinweg, die Nachricht, die im Büroraum durch die Luft schwirrt und irgendwie hängen bleibt, obwohl man nicht der primäre Empfänger war. Kleine Informationen, die Arbeitsabläufe voranbringen, sie beschleunigen. Jetzt stecken sie fest am Küchentisch, am Schreibtisch der Tochter, am provisorischen Arbeitsplatz im Keller.

Das muss jedoch nicht sein. Wir haben Möglichkeiten. Die passende Möglichkeit zu finden, das ist die Herausforderung. Und zu aller erst zu klären: Welche Informationen brauchen wir? Wer braucht welche Informationen? Wo sollen sie stehen? Wie lange brauchen wir die Informationen überhaupt? Und dann geht es ans ausprobieren. Denn es ist noch keine gute Lösung ohne ein bisschen Schweiß und Tränen vom Himmel gefallen.

3. Auswahl eines zentralen Kommunikationssystems

Im letzten Punkt erfährst du, was du noch beachten musst, damit einem reibungslosen Arbeiten sowie Kommunikation nichts mehr im Wege steht. Und das ist die Verfügbarkeit aller wichtigen Informationen. Damit deine Mitarbeiter produktiv arbeiten können, müssen sie Zugriff auf alle Akten haben und das am besten an einem festgelegten Ort. Denn landen einige Informationen in den E-Mails, andere in den WhatsApp Nachrichten und der Rest verstreut auf wieder anderen Plattformen, wird das Zusammensuchen der Informationen sehr zeitaufwendig werden. Darüber hinaus ist Chaos vorprogrammiert, was wiederum das Risiko für Fehler steigert.

Hier gilt es, ein zentrales Kommunikationssystem zu schaffen, wo deine Mitarbeiter alle E-Mails, Dokumente, Notizen und Akten schnell verfügbar haben. Wichtige Fragen, worüber du dir im Klaren sein solltest, sind:

  • Welches Medium wird für welchen Anlass verwendet?
  • Wo werden Dokumente künftig am besten abgelegt (im besten Fall sollten diese auch mit einem Messenger verbunden werden können)?
  • Sind die eingesetzten Medien zukunftstauglich?
  • Können meine Mitarbeiter sich an diese Kommunikationsweise gewöhnen bzw. diese erlernen?

In Bezug auf den letzten Satz muss hier noch auf einen wichtigen Punkt hingewiesen werden. Wenn du dich für ein bestimmtes Medium entschieden hast, solltest du deine Mitarbeiter an dieses heranführen oder gegebenenfalls Schulungen ermöglichen. Bedeutend ist hier nämlich, dass Mitarbeiter den Umgang mit diesem Medium lernen und sich auch daran halten sollten, dieses zu verwenden. Denn sonst werden sie wieder auf alte Muster wie E-Mails oder andere Kommunikationsformen zurückgreifen. Das führt im Ergebnis zu einem unorganisierten Arbeiten, wo du Gefahr läufst, den Überblick und die Kontrolle zu verlieren.

In diesem Artikel wurden dir nun drei effektive Wege für die interne Kommunikation in der digitalen Mitarbeiterführung vorgestellt, die auch dir dabei helfen sollen, mit einem textbasierten Austausch weiterhin einen klaren Überblick über die Arbeitsweise deiner Mitarbeiter zu bewahren. Gerade in so einer schnelllebigen Zeit ist es deine Aufgabe, als Führungskraft deine Mitarbeiter zum Lernen zu motivieren und diese Kultur auch aktiv mitzugestalten.