Home Office

Der digitale Workspace

Eine digitale Plattform im Unternehmen zu schaffen, über die sich Bereiche und Teams aktiv und organisiert austauschen können, stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung. Die Realisierung eines digitalen Workspace bringt klare Vorteile für das Unternehmen als auch seine Mitarbeiter mit sich. In diesem Artikel erfährst du, was genau ein digitaler Workspace bei relation5 ist, welche Vorteile dieser bietet und wie du solch einen ganz einfach baust.

Was ist ein digitaler Workspace bei relation5?

Ein digitaler Workspace im Allgemeinen, oder auch digitaler Arbeitsraum genannt, stellt eine zentrale Arbeitsplattform dar, welche vollständig digitalisiert ist und es somit für die Mitarbeiter einfacher macht, Informationen jeder Zeit zur Verfügung und an einem Ort gebündelt zu haben, sowie auf Tools und Services zurückzugreifen. Der Workspace bei relation5 ermöglicht es seinen Mitgliedern, sich zu bestimmten Themen online zu organisieren und sich darüber zu zweit oder im Team auszutauschen.

Durch einen digitalen Workspace werden verschiedene Software-Systeme vereint, wie beispielsweise ein Customer Relationship Management oder ein Enterprise Resource Planning. Der digitale Arbeitsraum bietet als Arbeitsplatz der Zukunft Mitarbeitern die Möglichkeit, ihr Wissen schnell und einfach miteinander zu teilen, zügig auf Fragen zu antworten sowie durch die vernetzte Zusammenarbeit die Effizienz im Unternehmen zu steigern.

Wofür braucht deine Organisation einen Workspace?

Wie eine Organisation auch im physischen Sinne besteht, kann sie auch digitalisiert werden. Ganz einfach kannst du deiner Organisation ein digitales Zuhause bauen. Die Organisation ist im Grunde das Haus, das Team und die Bereiche sind die Etagen, die Themen und Projekte die Zimmer. Jedes Zimmer hat seine eigene Funktion und nur Personen mit einer entsprechenden Berechtigung haben hierzu Zugang. Die öffentlichen Channel sind die Zimmer, zu welchen jeder Zugang hat. Die privaten Channel sind je-doch nur für jene zugänglich, die auch einen geeigneten Schlüssel, sprich Berechtigung haben. Demnach sind auch nur die Informationen im Zimmer für diejenigen Personen verfügbar, welche eine entsprechende Zugangsberechtigung haben.

Die Vorteile des digitalen Workspace

Die Einführung des digitalisierten Arbeitsraumes und einer mobilen, zentralisierten Arbeitsplattform weist zahlreiche Vorteile für die sowohl internen als auch externen Unternehmensprozesse auf. Das bedeutet, dass auch die Mitarbeiter hiervon profitieren, was sich schlussendlich auch auf den Umsatz des Unternehmens auswirkt. Im Folgenden werden nun einige Vorteile aufgezeigt:

1) Effizienter Informationsaustausch

Durch die zentrale Arbeitsumgebung stehen sämtliche, relevante Informationen und Anwendungen jederzeit zur Verfügung, was somit die interne Zusammenarbeit und auch den Informationsaustausch fördert. Dokumente und Wissen können von Mitarbeitern schnell und einfach ausgetauscht, gemeinsame Projekte und Online Meetings jederzeit und von überall aus durchgeführt werden. Ein digitaler Arbeitsplatz besteht aus mehreren Channel, in welchen die Mitglieder miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten können. Mehr zu den Channel von relation5 erfährst du hier.

2) Arbeitserleichterung ermöglichen

Der digitale Workspace bringt den bedeutenden Vorteil mit sich, dass sich Arbeitsaufgaben und -prozesse wesentlich vereinfachen und sich der Zeitaufwand reduziert. Insbesondere administrative Aufgaben können durch den digitalen Arbeitsraum effizienter erledigt werden. Aufwendiges und zeitintensives Suchen nach notwendigen Informationen und Dateien gehört mit der digitalen Arbeitsplattform der Vergangenheit an.

3) Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten

Der digitale Workspace erlaubt es den Mitarbeitern, wo und wann sie möchten, zu arbeiten. Dynamische Arbeitsumgebungen wie beispielsweise Cloud-Lösungen erschaffen durch die Zentralisierung von Informationen mehr Mobilität und Flexibilität. Heutzutage erledigen Mitarbeiter immer häufiger ihre Arbeit im Home-Office oder sogar an anderen Orten wie im Zug oder sogar im Flugzeug auf einer Geschäftsreise. Auch wenn Mitarbeiter im Ausland leben oder sich dort vorübergehend befinden, ermöglicht der digitale Arbeitsraum eine perfekte Gelegenheit, um effizient zusammenzuarbeiten. Denn auf die relevanten Informationen kann jederzeit und von überall aus zugegriffen werden und ein Austausch wird stets gewährleistet.
Und abseits der Home Office Thematik sind alle Informationen an einem Ort gebündelt und es gibt eine zentrale Anlauftstelle.

4) Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern

Die Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten, erleichtert vielen Mitarbeitern, für eine bessere Work-Life-Balance zu sorgen. Gerade wenn Mitarbeiter Kinder haben, nimmt es sehr viel Druck ab, im Home-Office zu arbeiten. Eltern können trotz geringerer Anwesenheit im Büro weiterhin im Unternehmen arbeiten und gleichzeitig sich um ihre Kinder sorgen. Heutzutage legen die meisten Unternehmen ihren Fokus auf das Ergebnis. Die geleisteten Arbeitsstunden sowie die physische Anwesenheit im Unternehmen verlieren damit zunehmend an Bedeutung.

5) Umweltschonung

Die digitale Speicherung der Daten sowie der digitale Austausch und die Verwendung von elektronischen Signaturen tragen dazu bei, dass ausgediente Methoden, die beispielsweise viel an Papier verbrauchten, an Bedeutung verlieren. Durch die moderne Art der Zusammenarbeit, wird nicht nur unser Arbeitsalltag erleichtert, sondern auch die Umwelt geschont.

Wie baust du einen passenden Workspace für deine Organisation?

Einen passenden Workspace baust du ganz einfach mit den geeigneten Channel. Die Channel werden nach Teams bzw. Bereichen organisiert. Die Unterchannel unterteilen das Team nochmals in entsprechende Projekte und Themen. Dadurch wird ein produktiver Austausch zu den bestimmten Themen oder Projekten und folglich eine effiziente Zusammenarbeit gewährleistet. Tiefere Einblicke in die Konzeption eines Workspace für deine Organisation findest du hier.

Dieser Artikel sollte dir nun einen Überblick darüber gegeben haben, was du mit einem digitalen Workspace machen kannst und welche Vorteile er dir bringt. Natürlich sind die hier genannten Aspekte nur ein Bruchteil dessen, was mit einem digitalen Arbeitsraum möglich ist. Die wichtigste Bedeutung besteht darin: Digitale Workspace stellen eine Unterstützung für Unternehmen dar, die interne Digitalisierung voranzutreiben, um die damit verbundenen Chancen wahrzunehmen.